Açık Kapı İletişim Formu Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
T.T.L. Tütün Sanayi ve Dış Ticaret A.Ş. (“Şirket”) olarak, Açık Kapı İletişim Formu aracılığıyla iletilen bildirimler kapsamında elde edilen kişisel verilerinizi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla işlemekteyiz.
1. İşlenen Kişisel Veriler
Açık Kapı İletişim Formu kapsamında; ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası, çalışılan kurum/şirket bilgisi, görev unvanı gibi kimlik ve iletişim bilgileri ile tarafınızca bildiriminiz kapsamında paylaşılan diğer bilgi ve belgeler işlenebilmektedir.
Formun anonim olarak kullanılmasının tercih edilmesi halinde, kimliğinizi doğrudan belirlemeye yönelik kişisel verileriniz işlenmeyebilir. Ancak bildirim içeriğinde yer alan bilgiler dolaylı olarak kimliğinizin belirlenmesine yol açabilir.
Bildirim içeriğinde sağlık verileri, disiplin süreçlerine ilişkin bilgiler, adli süreçlere ilişkin bilgiler veya mevzuat kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilebilecek verilerin yer alması halinde, söz konusu veriler yalnızca bildirimin değerlendirilmesi, incelenmesi, sonuçlandırılması ve ilgili hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, yürürlükteki mevzuata uygun olarak işlenebilecektir.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilecektir:
- ESG, sürdürülebilirlik, sosyal uygunluk, insan hakları, iş etiği ve uyum konularındaki bildirimlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması,
- Etik ilke ihlalleri, uygunsuzluklar, öneri, talep, şikâyet ve geri bildirim süreçlerinin yürütülmesi,
- Bildirime konu hususların araştırılması, incelenmesi ve gerekli aksiyonların alınması,
- Şirket politika, prosedür ve kurallarına uyumun sağlanması,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Hukuki süreçlerin yürütülmesi ve olası uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması,
- Kurumsal yönetişim, risk yönetimi, iç kontrol ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi.
3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; Açık Kapı İletişim Formu, e-posta, telefon, yazılı başvuru veya Şirket tarafından sunulan diğer iletişim ve bildirim kanalları aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda toplanabilmektedir.
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde düzenlenen; veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması ve kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
Açık rıza gerektiren durumlarda ise ilgili kişinin açık rızası alınarak işlem gerçekleştirilecektir.
4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, bildirimin niteliğine bağlı olarak ve mevzuatın izin verdiği ölçüde; yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler, denetim kuruluşları, hukuki danışmanlar, bağımsız denetçiler, inceleme ve değerlendirme sürecinde görev alan yetkili kişi ve birimler ile bildirime konu olayın araştırılması kapsamında gerekli olması halinde ilgili iş ortakları veya tedarikçiler ile paylaşılabilecektir.
5. Gizlilik ve Bildirim Sahibinin Korunması
Şirket, mümkün olduğu ölçüde bildirim sahibinin kimliğinin gizliliğini korumayı taahhüt eder. Bildirimler, yalnızca inceleme ve değerlendirme sürecinde görev alan yetkili kişiler tarafından erişilebilir şekilde ele alınır.
Ancak bildirimin araştırılması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, resmi makamların talebi veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması amacıyla gerekli olması halinde, ilgili bilgiler mevzuatın izin verdiği ölçüde yetkili kişi, kurum veya kuruluşlarla paylaşılabilecektir.
İyi niyetli olarak bildirimde bulunan kişiler, yürürlükteki mevzuat ve Şirket politika ve prosedürleri çerçevesinde korunur. Şirket, bildirimde bulunan kişilere karşı herhangi bir misilleme, ayrımcılık, baskı, yıldırma veya olumsuz muamele yapılmasına müsamaha göstermez.
6. İlgili Kişinin Hakları
KVKK'nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Şirket tarafından ilan edilen KVKK başvuru yöntemleri aracılığıyla iletebilirsiniz.
